La confidentialité des comptes dépend de 3 seuils et de 2 critères respectés

Une société peut demander la confidentialité intégrale de ses comptes annuels si elle relève de la catégorie des micro-entreprises au sens du Code de commerce. Pour être éligible, elle doit respecter au moins deux des trois seuils applicables au dernier exercice comptable clos : 450 000 € de total de bilan, 900 000 € de chiffre d’affaires net et 10 salariés. La demande protège les comptes contre leur communication au public, mais elle ne supprime pas l’obligation de dépôt.

Les 3 seuils à vérifier pour demander la confidentialité

L’article L123-16-1 du Code de commerce définit la micro-entreprise à partir de critères financiers et sociaux. Cette catégorie comptable ne doit pas être confondue avec le régime fiscal et social de la micro-entreprise applicable à certains entrepreneurs individuels. Ici, les seuils servent à déterminer la taille de l’entreprise et son accès à la confidentialité des comptes annuels.

La règle décisive : respecter au moins 2 critères sur 3

L’entreprise n’a pas besoin de rester sous les trois plafonds simultanément. Elle peut relever de la catégorie des micro-entreprises si elle ne dépasse pas au moins deux seuils sur trois, sous réserve de ne pas être concernée par une exclusion prévue par le Code de commerce.

Par exemple, une société qui affiche 380 000 € de total de bilan, 1 020 000 € de chiffre d’affaires et 7 salariés respecte les seuils du bilan et de l’effectif. Elle peut donc relever de la micro-entreprise pour cette formalité, même si son chiffre d’affaires dépasse 900 000 €.

À l’inverse, une entreprise présentant 500 000 € de total de bilan, 950 000 € de chiffre d’affaires et 8 salariés dépasse deux limites. Elle ne peut pas demander la confidentialité totale réservée aux micro-entreprises. Le contrôle doit être renouvelé à chaque clôture, car l’éligibilité n’est pas acquise définitivement.

Ce que la confidentialité protège réellement

La déclaration de confidentialité ne dispense jamais de déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Elle limite leur communication au public. Pour une micro-entreprise éligible, la protection peut couvrir l’ensemble des documents déposés : le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Les concurrents, clients, fournisseurs et autres tiers ne peuvent donc pas consulter ces documents comme ils le feraient avec des comptes librement accessibles. La confidentialité réduit la diffusion des informations financières, notamment lorsque l’entreprise ne souhaite pas rendre publics son niveau d’activité, sa structure financière ou son résultat.

Les comptes ne disparaissent toutefois pas du registre. Les administrations, les autorités judiciaires et la Banque de France peuvent conserver un accès aux informations dans les conditions prévues pour leurs missions. Une mention est publiée au BODACC pour signaler le dépôt et le caractère non communicable des comptes. Le greffier peut également délivrer un certificat attestant que les comptes ont été déposés sans être communicables au public.

Une confidentialité limitée au public

La confidentialité ne bloque donc pas tous les accès. Elle agit sur la consultation par les tiers, sans interrompre les échanges nécessaires avec les organismes habilités à contrôler, analyser ou utiliser les comptes.

Cette distinction peut être utile lors d’une discussion avec une banque ou un fournisseur. La société reste libre de transmettre volontairement ses comptes, une situation intermédiaire ou certains indicateurs à un partenaire. La demande de confidentialité lui permet surtout de décider quelles informations financières elle souhaite communiquer, à qui et dans quel cadre.

Les exclusions à contrôler avant de signer la déclaration

Le respect des seuils ne suffit pas. L’article L123-16-2 du Code de commerce écarte certaines entreprises de la confidentialité en fonction de leur activité ou de leur situation juridique. Ces exclusions concernent notamment les secteurs dans lesquels la transparence financière répond à des exigences particulières.

• Les sociétés appartenant à un groupe, au sens de l’article L233-16 du Code de commerce, ne bénéficient pas de cette option dans les conditions prévues pour les micro-entreprises indépendantes.
• Les établissements de crédit ainsi que les entreprises d’assurance ou de réassurance font partie des activités exclues.
• Les sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations sont également concernées par les exclusions.
• Les sociétés cotées ou soumises à des obligations particulières de transparence ne relèvent pas de ce mécanisme de confidentialité totale.

Avant le dépôt, il faut donc vérifier les chiffres du dernier exercice, l’existence éventuelle d’une société mère ou de filiales et la nature exacte de l’activité exercée. L’appartenance à un groupe peut suffire à empêcher la demande, même lorsque les trois données comptables restent sous les seuils.

La déclaration doit être exacte. Une information inexacte ne constitue pas une simple erreur administrative : elle peut exposer son signataire à un risque de qualification de faux et usage de faux.

Déposer la déclaration avec les comptes : la procédure à suivre

La demande doit être formulée lors du dépôt annuel des comptes. Elle ne peut pas être ajoutée après l’enregistrement d’un dossier déjà transmis. La déclaration de confidentialité doit accompagner les comptes annuels, et le représentant légal signe le formulaire correspondant à la catégorie de l’entreprise.

1. Arrêtez les comptes annuels : préparez le bilan, le compte de résultat et l’annexe lorsqu’elle est requise.
2. Contrôlez l’éligibilité : comparez le total du bilan, le chiffre d’affaires net et l’effectif moyen avec les trois seuils, puis vérifiez les exclusions.
3. Remplissez la déclaration de confidentialité destinée aux micro-entreprises, avec l’identification de la société, l’exercice concerné et l’attestation du représentant légal.
4. Signez la déclaration : cette signature engage le dirigeant sur l’exactitude des informations indiquées.
5. Déposez les documents simultanément : transmettez les comptes et la déclaration au greffe compétent, sur support papier lorsque cette modalité est admise ou en ligne via le Guichet Unique.

La déclaration ne remplace donc pas les comptes. Elle doit être jointe au dossier de dépôt et concerner le même exercice. Un formulaire inadapté peut compromettre la régularité de la démarche, d’où l’intérêt de vérifier la catégorie juridique et comptable de l’entreprise avant la signature.

Conservez une copie de l’ensemble du dossier ainsi que le justificatif de dépôt. Ces documents facilitent les échanges ultérieurs avec le greffe, un expert-comptable, une banque ou un partenaire qui demanderait la preuve du respect des obligations légales.

Ne pas confondre micro, petite et moyenne entreprise

La catégorie de l’entreprise détermine le niveau d’allègement accessible. La micro-entreprise peut demander la confidentialité de l’ensemble de ses comptes annuels. Les catégories supérieures disposent d’un dispositif plus limité ou d’une publication simplifiée, mais pas d’une fermeture complète des comptes au public.

Pour chaque catégorie, l’examen repose sur au moins deux critères sur trois. Une société proche d’une limite a intérêt à faire vérifier ses données comptables et sa situation juridique avant de signer. Le bon formulaire dépend de la catégorie retenue : utiliser une déclaration de micro-entreprise pour une petite entreprise peut compromettre la régularité du dépôt.